İletişim temelde insanların birbirlerini tam ve doğru olarak anlamasıdır. İletişim becerisi de sizin mesajınızı karşı tarafa doğru geçirmeniz ve karşı tarafın mesajını doğru olarak almanızdır. Hepsi bu kadar. Fazlası değil yani.
İşyerindeki anlaşmazlıkların önemli bir bölümünün temelinde yatan insanların birbirlerini yanlış anlamalarıdır. Bazen istemeden hatta aklımızda hiç yokken karşı tarafta yanlış bir takım duygu ve düşüncelerin uyanmasına sebep olabiliriz. İyi bir iletişim becerisine sahip olmak işte bu yanlış anlaşmaları ortadan kaldırır. Ancak ortada bir husumet, öfke, intikam, kıskançlık ve çekememezlik gibi duygular varsa iletişim burada hiç bir işe yaramaz. Bunları çözmek için ayrı bir stratejiye ihtiyaç duyarsınız.
Şimdi gelelim işyerinde iki kişi veya daha kalabalık bir grup arasında sağlıklı ve yapıcı bir görüşmenin nasıl daha iyi yapılabileceğine. İşte önerilerim...
1. Karşınızdaki kişinin alışık ve bildik olduğu bir dil kullanın: Mühendislerle konuşurken yükleme memurlarıyla konuşur gibi veya temizlik elemanlarıyla konuşurken yönetim kuruluna hitap ediyor gibi konuşmayın. Konuşurken şov yapmayın. Fazla bilgilerinizi ve entellektüel yanlarınızı kendinize saklayın.
2. Sesinin tonuna dikkat: Bu benim de çok muzdarip olduğum bir nokta. Nasıl söylediğiniz bazen ne söylediğinizin önüne geçer. Astlarınızla konuşurken kullandığınız ses tonuyla patronunuzla konuşurken kullandığınız ton arasında nasıl bir fark var. Patronunuzla konuşurken azarlar şekilde yüksek perdeden konuşabiliyor musunuz? Ya da patronunuz sizinle bu tarzda konuştuğunda neler hissediyorsunuz?
Yukarıya gösterdiğiniz hassasiyeti aşağıya da gösterin ki çalışanlarınızın motivasyonu uçup gitmesin, size soru sormaktan çekinmesinler.
3. Her işin başı saygı: Karşılıklı anlaşmanın en temel kurallarından birisi de saygılı olmaktır. İnsanların mevkileri ne olursa olsun konuşmaya fikirlerini söylemeye teşvik edin. Konuşunca da onları dikkatle dinleyin.
4. Konuya sadık kal: Ne için bir araya geldiniz ise o konudan uzaklaşmamaya çalışın. Bilmediğin, sevmediğin bir konu bile olsa diğerlerini dinlemeye çalışın. Bazı insanlar her zaman konuşmaların merkezinde yer almak ister. Öne çıkma duygusu ağır basar. Bilmedikleri konular gündeme gelince görüşmeyi kendi kara sularına çekmek için konuyu değiytirmeye çalışırlar. Bunu yapmayın.
5. Konuyu değiştirme: İster siz isterse de başkası bir konu hakkında konuşma başlatmış olsun herkesin söyleyecekleri bitene kadar bekleyin. Ancak ilave katkı olmadığında yeni konuyu gündeme getirin. İnsanların laflarını ağzına tıkmayın.
6. Çok soru sorma: Soru sormakla, sorguya çekmek arasında fark vardır. Sıkça soru sormak konuşmayı baltalar, akışkanlığı bozar. Gidişatı kesmemek için bazı küçük notlar alabilirsin. Bir keresinde bir yöneticim çok soru soran bir arkadaşımı, "Git kendini biraz geliştir. Aç, oku, öğren. Senin sorularını yanıtlamak için bu toplantıyı yapmıyoruz. Hazır olduğunda bize katılırsın" demişti. Neyse..
7. İlgili görün: Beden dilinizi kullanarak konuşmaya katılın. Muhatabınıza doğru dönün, hafifçe eğilin. Konuşmanıza el hareketlerinizi de katabilirsiniz. Göz teması kurun, başınızla onaylama veya itiraz işaretleri yapın.
Tabi bu arada, iyi bir konuşmanın ilk şartı söyleyecek ilginç bir şeyinizin olmasıdır. İyilikle kalın...