Ekonominin bel kemiğini oluşturan ve aile şirketlerinden oluşan KOBİ'ler, ülkemizin ticaret dünyasında % 95'in üzerindedir. GSYH'nın yaklaşık % 75'ini oluşturan, uluslararası rekabetin temsilcisi olan KOBİ'ler; istihdam, toplumsal kalkınma, üretim, ihracat, döviz girdisi, markalaşma vb. birçok ekonomik girdinin kapısını açmakta ve ekonomideki büyümenin başını çekmektedir. Böylesine kıymetli ve katma değer yaratan şirketler; finansal sorunlar, aile içi çatışmalar, nitelikli insan kaynağı eksikliği, bürokratik engeller, pazar sıkıntıları, teknolojik sıkıntılar, inovasyon yetersizliği ve bilgi eksikliği gibi bir takım sorunlarla karşılaşmaktadırlar. Şirketlerin, değişen piyasa koşulları, küreselleşme, siyasi unsurlar, para piyasasındaki dalgalanmalar, dış etkenler, rekabet gibi birçok olumsuzluklara rağmen ayakta kalmasının en etkin ve keskin formülü "kurumsallaşmadır".
Ülkemizdeki her 100 aile işletmesinin 3. kuşağa geçme oranı sadece % 4 civarında. Hal böyleyken uzun ömürlü olmak için kurumsallaşmanın gerekliliğini işverenler fark etmek zorundadır. Peki işverenler ne yapacaklar? Kurumsallaşma;
"kişilere bağımlı olmadan kendini yöneten bir sistemin oluşturulması, faaliyetlerin yürütülmesidir. Tıkır tıkır işleyen bir sistemdir." Fizibilite etüdünden, müşteri sonrası hizmetlere kadar uzanan yol haritasının, her aşamasında bir sistem, standartlaşma, süreçlerin "yazılı kurallar ile tanımlı olması", aksilik ve risklerin öngörülerek tedbirlerin alınması, tüm yapılacakların belirlenmesidir. Öyle geleneksel usullerle "işler iyi gidiyor bana bir şey olmaz! Yazılı kurallar koymak ayıp olur! Sorun çıkarsa bakarız!" gibi hasbelkader yaklaşımlardan ve duygusallıktan uzak olmaktır.
SİSTEMLİ İLERLEMEK ŞART
Kurumsallaşmak için hangi adımları izlemek gerekiyor? Sistem kurmak ve standart hale getirmek: Keyfe keder günlük kararlar ve uygulamalarla değil, bir sistem üzerinden disiplinle ilerlemek şarttır.
İşletme, SWOT analizini (işletmelerin güçlü ve zayıf yönleri) çıkararak, hedeflerini, vizyonunu belirlemelidir. İnsan Kaynakları birimlerini kurmak ve bu alana yatırım yapmak şarttır. "İnsan" en değerli ve en güçlü sermaye ve de verimliliğin temelidir. İK'cı nitelikli ve donanımlı olmalıdır. Nitelikli işgücünü seçmekten yasal süreçlerin takibine, performans çıktılarından markalaşmaya, yetenek yönetiminden itibar yönetimine kadar tüm süreçlerde İK kritik roldedir ve stratejik partnerdir. İK, öyle mali işlere bağlı bir organizasyon şemasında değil, direkt yapının en üst düzey yöneticisine bağlanmalıdır. Kısacası, İK kuruluştaki "iç girişimciyi" ortaya çıkarmalıdır. Katılımcı bir yönetim anlayışı ile Aile Anayasası ve şirket içi kurallar belirlenmelidir.
Örneğin satın alma, iletişim ve davranış, performans, bütçe, işe alım, disiplin, ödül vb. yönetmelikler, genelgeler, yönergeler açık ve net bir şekilde tanımlanmalıdır.
İşte bu kurallar sayesinde personel işte yokken işin aksamasının, işyeri huzursuzluklarının ve hataların önü kesilecektir.
Yazılı kuralları çalışanlara tebliğ etmek hukuki uyuşmazlıklar için de önemlidir.
KURUMLAR KALICI
İş ve işlemlerin uzman kişiler tarafından yapılması için görev, yetki ve sorumlulukların tanımlanması ve işin "profesyonellere bırakılması" kurumsallaşma için diğer önemli adımdır. Süreçlerin uygulanmasının denetimi ve kontrolü de önemli bir husustur. Kurumsallaşan şirketlerin bir diğer özelliği de Kalite Yönetim Sistemlerine önem vermesidir. Ayrıca günümüz bilgi çağında devletin sağladığı teşvikleri takip etmek, bu nimetlerden yararlanmak fırsatları değerlendirmek kuruluşlar için önemli bir fırsatlardır.
SGK, İŞKUR, KOSGEB, Kalkınma Ajansı, ABİGEM, Avrupa Birliği, TÜBİTAK, TURQUALİTY, Ufuk 2020 gibi bir çok önemli destekler ve hibeler bu fırsatlardan bazılarıdır. Şirketlerin büyümesinin, 1428 yıl boyunca ve 40 kuşak yaşamış olan Japon Kongo Gumi şirketi gibi kuşaktan kuşağa saygıyla anılmasının ve ayakta kalmasının sırrı kurumsallaşmadır. Çünkü kişiler geçici, kurumlar ve kuruluşlar kalıcıdır!