Yazılı iletişimde başarılı olmak kullanılan kelimelerin gücüne ve anlam bütünlüğüne bağlı bulunuyor. Kelimeler yalnız duygu yaratmıyor. Eylem de yaratıyor. Kelimeleri seçerken yalın, anlaşılabilir ve akıcı olmalarına özen gösterilmesi konusu giderek daha çok önem kazanıyor. Bu nedenle kısa cümlelerle, yalın bir anlatımla ve karmaşık olmayan bir dille yazmak yarar sağlıyor. İnsan kaynaklarının kariyer yolculuğunda başarılı olmaları için öncelikle yazılı iletişimde başarılı olmaları zorunlu.
DUYGU VE DÜŞÜNCE
Bir yazı yazarken kullanılacak en uygun kelimelerin seçimi bir ressamın resim yaparken tablosunda kullanacağı renklerin seçimine benziyor. Kelimelerin de bir ressamın tablosunda kullanılan renkler gibi bilinçli, anlamlı ve amacına uygun olarak seçilmesi gerekiyor. Kelimelerin gücünden yararlanmak için öncelikle onların doğru seçimi ve yerinde kullanımı zorunlu oluyor.
İnsanlar genellikle söylentilere değil, yazılanlara daha çok güveniyor. "Bir yerde duydum" derseniz pek önemsenmiyor. "Bir yerde okudum" derseniz daha inandırıcı oluyor. Ayrıca yazı olmasaydı geçmiş zamanların bilgi ve düşünce birikimi bugünlere ulaşamazdı. "Söz uçar, yazı kalır" diyen atasözümüz de yazının önemini gözler önüne seriyor.
Bir konu üzerinde yazı yazarken seçici olmamak ve gelişigüzel yazmak karışıklıklara neden oluyor. Bir yazının amacı nedir? Önce onu iyi belirlemek gerekiyor. Bu nedenle her yazının bir akış planının belirlenmesinde yarar var. Ayrıca bir insanın kelime haznesi yoksulsa duygusal yaşamı da yoksul kalıyor. Bir yazıda duygu ve düşünce örgüsü varsa o yazı ötekilerden daha farklı oluyor.
Bir yazının değeri ve etkinliği de bu katkılarla artıyor. Başarılı bir yazı için kapsamlı bir içerik ve düzgün bir kompozisyon yapısı gerekiyor. Kompozisyon yapısını farklı düşünce, görüş ve yaklaşımları bir araya getirerek anlamlı bir bütün oluşturma yöntemi diye tanımlayabiliriz. Ayrıca yazarak açıklanan duygular insanları çoğu zaman bir çiçekten ya da bir hediyeden daha çok etkileyebiliyor.
ALGILAMA DÜZEYİ
Her yazı bir edebi eser değildir. Ancak bir yazının kolay anlaşılması ve okuyucuya kolay ulaşabilmesi için yazıyı yazan bireyin bilgili ve deneyimli olması gerekir. Bir yazı yazarken o yazıyı okuyacak kesimin niteliklerini de göz önünde bulundurmakta yarar var. Bu konuda önemli olan noktalar şöyle sıralanabilir: Yazıyı yazan birey sadece kendisini ölçü almamalı. Yazıyı okuyacak kesimin algılama düzeyini de göz önünde bulundurmalı.
Önce konu ile ilgili akla gelen ilk düşünceler yazılmalı. Daha sonra paragraflar satır satır düzene sokulmalı. Anlamı iyi bilinmeyen kelimeleri kullanmamalı. Özellikle ana dilimizde karşılığı varsa yabancı kökenli kelimeleri kullanmamaya özen göstermeli. En uygun ve anlaşılabilir kelimelerin seçimi için Türk Dil Kurumu Türkçe Sözlüğü'nden ve Yazım Kılavuzu'ndan yararlanmalı. Unutulmamalı ki, açık ve net olmayan, yabancı kökenli kelimelere ağırlık veren, uzun ve dolambaçlı cümlelerden oluşan yazılar kolayca anlaşılamıyor ve bu nedenle de okuyuculara ulaşamıyor.