Bir iş yazısı ya da bir belge hazırlanırken kullanılan kelimelerin ve yapılan cümlelerin kolayca anlaşılabilir olması büyük bir önem taşımaktadır. Kelimeler verilmek istenen mesajın (iletinin) yapı taşları konumunda bulunmaktadır. Kaleme alınacak düşünceleri en uygun biçimde ifade edebilecek kelimeler seçilirse ve cümle yapısının karmaşık olmamasına özen gösterilirse daha başarılı sonuçlar alınmaktadır. Özellikle kısa cümleler yazıya ve konuşmaya akıcılık kazandırmakta, iletişimi daha kolay ve anlaşılabilir yapmaktadır.
Bir Metnin Okunabilirliği
Bir yazıyı yazarken kullanılan kelimeler ve o kelimelerin oluşturduğu cümleler bir pencereye benzetilebilir. Bir pencerenin camı ne kadar temizse ve görüş alanı ne kadar genişse, bir başka deyişle, kullanılan kelimeler ne kadar anlaşılabilir ve net ise metnin okunabilirliği de o ölçüde artmaktadır. Yazıların akıcı olması ve okuyan kimselerin de ilgisini çekmesi büyük bir önem taşımaktadır.
Bir yazının beğenilmesi ve ilgi çekici olabilmesi öncelikle konuşulan ve yazılan dilin iyi bilinmesini gerektirmektedir. Yabancı dillerden dilimize ve günlük hayatımıza rastgele giren kelimeler iletişimde belirsizliklere sebep olmaktadır. Bir yazıyı okurken anlamakta zorluk çekiyorsanız bilin ki, buradaki sorun öncelikle sizden değil, o yazıyı yazan kimseden kaynaklanmaktadır. Bir yazı istenirse daha akıcı ve anlaşılabilir biçimde yazılabilir.
Bir dilin belirlenmiş kurallarla yazılı hale getirilmesi yazım (imla) olarak tanımlanmaktadır. Kelimelerin yazılışında kullanılması kabul edilmiş olan harf düzeni ve kelimelerin yazılış biçimi önemli olmaktadır. Yazım kılavuzuna bakarak kelimelerin öncelikle doğru yazılmasına özen gösterilmelidir.
Yazdığımız bir yazıda anlamını iyi bilmediğimiz kelimeleri kullanırsak, başkaları o yazıyı okuduğu zaman doğru anlayabilir mi? Dil öğrenimi konusunda, ister ana dil olsun, ister yabancı dil, sürekli çalışma ve kelime dağarcığını geliştirme gerekmektedir. Kelimelerin çoğunun farklı anlamlarının olması da dil eğitiminde önemli bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Ayrıca her sözcüğün söyleyiş biçimi (telaffuzu) ve bir melodisi vardır. Öte yandan kalıplaşmış sözlerin ve alışılmış düşüncelerin sık sık tekrarlanmasının da bir faydası olmamaktadır.
Anlamı İyi Bilinmeyen Kelimeler
Günümüzde e-kitap uygulamaları giderek yaygınlaşmakta, buna karşılık geleneksel kitaba duyulan gereksinim her geçen gün azalmaktadır. İş dünyasında web tabanlı iş birlikleri, online örgütlenme modelleri ve dijital iletişim yaygınlaştıkça yazının hayatımızdaki önemi de giderek artmaktadır.
Yazarken ve konuşurken anlamı iyi bilinmeyen kelimeler kullanılmamalıdır. Kendi dilimize ait anlamını bildiğimiz kelimeleri kullanırsak daha kolay anlaşabiliriz. Kolay, doğru ve sağlıklı iletişim kurabileceğimiz kelimeler varken anlamını iyi bilmediğimiz kelimeleri kullanmak çoğu zaman belirsizliklere ve zorluklara sebep olmaktadır.